Leyendo este artículo de Muypymes.com he pensado que sería bueno rebatir las 5 principales excusas de las pymes para aferrarse al papel:

Falta de conocimiento

Tanto los programas institucionales, como por ejemplo el programa eAdministración de la Cámara de España, como las acciones de comunicación de las empresas del sector (en medios de comunicación tradicionales y digitales) están llegando en los últimos años a un número muy importante de pymes y autónomos … las grandes empresas ya han dado el salto a lo digital. Así que, humildemente, creo que la falta de conocimiento no es una excusa real sino un escudo.

Seguridad

Esta es una de las leyendas urbanas más extendidas. Cierto que los documentos digitales son más fáciles de manipular que los analógicos (aunque no son pocos los fraudes que se han cometido en soporte papel 🙂 ), pero para ello están los Prestadores de Servicios de Certificación, Prestadores de Servicios de Confianza, según la nueva denominación dada por el Reglamento U.E. 910/2014, de 23 de julio (Regl. eIDAS) que garantizan la integridad y autenticidad de los documentos digitales. La falta de seguridad ya no es una excusa.

Empresa pequeña

Los servicios en la nube permiten que micropymes y autónomos puedan acceder y mantener tecnología de primer nivel como las grandes empresas; la facilidad de uso, la escalabilidad y el abaratamiento del hardware de conexión a Internet (PC´s, tabletas, smartphones …) permiten que cualquier empresa, por pequeña que sea, tenga acceso a la misma, repito: la misma tecnología y servicios que disfrutan las grandes corporaciones. Es más, muchas pequeñas empresas siguen presupuestando y contratando de forma verbal (la contratación verbal es perfectamente válida en Derecho español para la mayoría de productos y servicios) por que no tienen estructura para llevar burocracia … ¡eso sí que es inseguro! … cuando el paso (que no salto) a lo digital les permitiría gestionar con la misma eficacia que los grandes su burocracia interna.

Costes

Los costes actuales de una plataforma en la nube , como actaSuite de Coloriuris, capaz de generar, enviar y recibir factura electrónica (en pdf y/o en XML) , formalizar contratos con clientes, proveedores, empleados … enviar y obtener la aceptación de presupuestos, enviar notificaciones y comunicaciones, certificar la publicación en web de concursos, convocatoria a junta de accionistas, garantizar el cumplimiento normativo (compliance) … están a disposición de pymes y autónomos desde 100 pesetas al día … sí … ¡he dicho pesetas! 🙂 … el precio de una barra de pan.

Los servicios de gestión en la nube, como el ofrecido por Cuéntica, son otro ejemplo que echa por tierra la excusa de los costes.

Fiabilidad legal

La misma, sino superior, a la de los documentos analógicos. No son pocas las ocasiones en las que un documento papel precisa prueba pericial caligráfica para dirimir una controversia, mientras que los certificados emitidos por un Prestador de Servicios de Confianza (desconfíen de imitaciones 😉 ) gozan de presunción de exactitud … presunción iuris tantum con inversión de la carga de la prueba.

En definitiva, que ya no hay excusa que valga para seguir aferrándose a la burocracia analógica de pymes y autónomos. Un ganadero de los Picos de Europa o los Pirineos puede ser tan eficiente en la gestión de su negocio, y ahorrar lo mismo (porcentualmente) que una empresa del Ibex 35.